Angenommen Sie hätten sich, wie auf dem Bild dargestellt, dazu entschieden ein Fahrrad für das Unternehmen anzuschaffen. Würden Sie dann Leistungsmerkmale eines Pkw, eines Flugzeugs oder einem Skateboard erwarten? Nein?
Wir auch nicht. Und vermutlich auch niemand anderes.
Wenn es aber um HR Software geht, dann stellt sich die Situation aus unserer Erfahrung ein wenig anders dar.
Der nachfolgende Text ist mit Bezug zu SAP SuccessFactors verfasst – es lässt sich aber auch auf jede andere Software-Implementierung analog anwenden.
„Implementierung SAP SuccessFators“ – so oder so ähnlich lautet der Titel einer typischen Ausschreibung am Markt wenn ein Unternehmen sich bereits für die Software aus dem Hause SAP entschieden hat und „nur noch“ ein Implementierungspartner gesucht wird.
Entsprechend sollte man als potenzieller Anbieter davon ausgehen, dass funktionale Anforderungen bereits im Vorfeld mit der zukünftigen Lösung abgeglichen wurden, da die eigentliche Softwareauswahl – insofern denn eine durchgeführt wurde – bereits abgeschlossen ist. Dem ist allerdings nicht immer so.
So enthalten diese Ausschreibungen zur ‚reinen Implementierung‘ der Software dann in der Regel auch eine Leistungsbeschreibung, die neben den Anforderungen an den Partner, dem Projektzeitplan und kaufmännischen Rahmenbedingungen auch funktionale Anforderungen beschreiben. Und an dieser Stelle wird es für den Implementierungspartner dann interessant. Wie geht man in Angebot und Preisfindung mit Anforderungen um, die sich schlicht nicht umsetzen lassen? Macht man den Kunden darauf aufmerksam oder ignoriert man die Punkte einfach?
Und wie kommt es eigentlich zu diesem Mismatch von Wunsch und Wirklichkeit?
Aus unserer langjährigen Erfahrung hat dies viele mögliche Ursachen. Angefangen von Vertriebsversprechen der Hersteller, die nicht haltbar sind, über falsche Interpretation von Leistungsmerkmalen auf Kundenseite, bis dahin, dass keine detaillierte Softwareauswahl stattgefunden hat und/oder das Unternehmen nicht bereit ist auf liebgewonnene Funktionalitäten der Bestandslösung zu verzichten, geschweige denn Prozesse und Abläufe zu verändern.
Die Folge dessen? Der Ausschreibungsprozess verlängert sich, das interne Projektteam muss ggf. unzählige Rückfragen der Anbieter beantworten, ist aber dazu nicht immer in der Lage. Und im schlimmsten Fall werden Projektziele nicht oder nur teilweise erreicht, Laufzeit und Kosten erhöhen sich im Laufe des Projekts zunehmend, usw.
Beispiele gefällig?
- Mit der Einführung von SAP SuccessFactors soll die bisherige elektronische Personalakte von XYZ abgelöst werden
- Es muss möglich sein automatisiert Schreiben, wie z. B. Arbeitsverträge oder Versetzungsschreiben, basierend auf Datenänderungen zu erzeugen
- Aus der Personaleinsatzplanung sollen automatisierte Benachrichtigungen an Mitarbeitende versandt werden
- Mit Employee Central wollen wir die bisherige SAP Payroll ersetzen
- Für den Prozess A muss ein Workflow an 5 unterschiedliche Genehmiger geroutet werden, die das System automatisch Anhand von bestimmten Kriterien ermitteln muss – und wenn die Person abwesend ist muss das System die nächsthöhere Ebene ansteuern, nicht den allgemeinen Vertreter
- Das Berechtigungskonzept muss analog des aktuellen Konzepts im SAP HCM umgesetzt werden mit strukturellen Berechtigungen, die sich aus kundenspezifischen Verknüpfungen im OM ableiten lassen müssen
Dabei handelt es durchaus um nachvollziehbare und legitime Anforderungen, sie passen nur nicht zu der Software für die das Unternehmen sich ja bereits entschieden hat.
Wir könnten diese Liste mit realen Fallbeispielen bis ins Unendliche weiterführen. Die Gründe für manche Beispiele haben wir als „Project Fails“ bereits zusammengefasst und publiziert und wenn diese nicht bereits in der Ausschreibung auffallen, dann häufig im Laufe des Einführungsprojekts.
Oft werden bei der Softwareauswahl die falschen Fragen an die Anbieter gestellt, bzw. die Fragestellungen sind nicht konkret genug. „Gibt es eine Integration von Ihrer Lösung zu ABC?“ – „Ja, unsere Lösung verfügt über eine umfassende API“. Im Klartext bedeutet das in der Regel, dass es keine „Standardschnittstelle“ vom Anbieter gibt, das Unternehmen über die ausgelieferte API aber gerne eine entwickeln (lassen) kann. Ob dann wirklich alle Daten in der benötigten Form abrufbar oder verwendbar sind, stellt sich dann in der Realisierungsphase heraus, nachdem man als Kunde erfahren hat, dass die gewünschte Schnittstelle nicht ‚out of the box‘ verfügbar ist.
Wir können helfen!
B-4it verfügt über langjährige Erfahrung im HR/IT Umfeld, insbesondere in Softwareeinführungsprojekten – sowohl auf Seiten des Implementierungspartners, als auch (interimsweise) auf Kundenseite – mit Sicht aus der HR-Brille oder auch als Vertreter der IT.
Wir begleiten Sie in Ihren Vorhaben zur HR-Software von Anfang bis Ende, wahlweise auch nur stellenweise zu bestimmten Themenstellungen, wie eben der Auswahl der geeigneten Software, der Definition der richtigen Kriterien zur Identifikation des richtigen Anbieters oder auch als Fachexperten zur Erhebung oder Validierung von Anforderungen. Wir helfen die richtigen Fragen zu stellen, die auch tief genug gehen um die Erfüllung der Anforderungen auch wirklich überprüfen zu können.
Egal, an welcher Stelle Sie sich auf der Reise zur Einführung einer neuen HR-Software befinden, sprechen Sie uns jederzeit gerne an!