Digitalisierung und insbesondere Robotics & Prozessautomatisierung (RPA) sind nicht erst seit COVID Fokusthemen für Personaler und werden die HR-Funktion auch noch über Jahre begleiten.
Oft erhofft man sich eine erhebliche Reduktion der administrativen Tätigkeiten. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei in der sogenannten „HR Service Delivery“ – wie also kann HR bestimmte Dienstleistungen möglichst automatisiert, intuitiv und digital an den Kunden bringen? Wie werden Informationen für Mitarbeiter und Führungskräfte jederzeit und von überall zugänglich gemacht?
Inzwischen preisen auch zahlreiche Softwarehersteller HR Service Delivery Plattformen an, wobei die dahinterstehenden Inhalte sich oft unterscheiden. Das Funktionsspektrum reicht dabei von einer einfachen digitalen Personalakte über Dokumentenmanagement bis hin zu Case Management (Tickets), Knowledge Management und last but not least Onboarding. Virtuelle Agenten (Chatbots) ergänzen die einzelnen Module und sollen die Employee Experience noch verbessern.
Bei der Auswahl der passenden Software gilt es viele Parameter zu beachten – welche Funktionalitäten werden tatsächlich in welcher detaillierten Ausgestaltung benötigt, welche Lösungen bestehen ggf. bereits im Unternehmen und lassen sich verschiedene Applikationen integrieren um neue Medienbrüche zu vermeiden? Wieviel Prozent der Mitarbeiter können digitale Services in Anspruch nehmen? Gerade im produzierenden Gewerbe ist dies oft ein wesentlicher Faktor, wenn es darum geht den Business Case für neue Services zu erstellen.
Bei der späteren Einführung einer neuen Lösung sollten Unternehmen keinesfalls den immensen Aufwand hinter den einzelnen Modulen unterschätzen. Insbesondere bei der Erstellung von Knowledge Artikeln oder der Konfiguration von Chatbots werden viele Ressourcen benötigt, die die Themen aufbereiten, beschreiben, HR-intern und ggf. mit der Arbeitnehmervertretung abstimmen und teilweise noch in verschiedene Sprachen übersetzen müssen. Dazu kommen unterschiedliche Inhalte und Anforderungen auf globaler, nationaler und lokaler Ebene sowie zielgruppenspezifische Inhalte, z. B. für Führungskräfte.
Fazit: im Bereich der HR Service Delivery gibt es vielfältige Möglichkeiten, die es sorgfältig zu evaluieren und zu planen gilt – keinesfalls sollte man mit kurzfristigen Einsparpotenzialen rechnen, da der Aufbau einer solchen Plattform i. d. R. zeit- und ressourcen- intensiv ist.
Mit unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten in diesem Umfeld können wir Ihre Transformationsreise, beginnend von der Erhebung der Anforderungen und Rahmenbedingungen bis zur letzentlichen Einbettung in die operativen Abläufe, aber auch hinsichtlich verschiedener Inhalte begleiten und Ihren Experten beratend zur Seite stehen.