Viele Unternehmen lassen sich dazu verleiten, ihre HR-IT Projekte nur bis zum Go Live zu planen, ggf. inkl. einer anschließenden Hypercare-Phase, die durch den Implementierungspartner unterstützt wird. Was hierbei gerne vergessen wird, ist dass mit dem Go Live erst ein spannender (Projekt-)Abschnitt beginnt.
Eine neue Software, selbst wenn sie eine bestehende ersetzt, bedeutet immer auch erhöhten Aufwand in Wartung & Support und das nicht nur in der IT – auch HR muss sich hierauf entsprechend vorbereiten, insbesondere dann wenn Mitarbeitende und Führungskräfte ebenfalls zu den Anwendergruppen einer neuen Lösung zählen.
Das HR-IT Operations Model, wie es heutzutage so schön heißt, ist hierbei entscheidend und sollte zwingend bereits vor oder während eines HR-IT Implementierungsprojektes definiert werden. Und wie es die Bezeichnung bereits erahnen lässt, ist hier auch das Zusammenspiel zwischen HR und IT von enormer Bedeutung. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff?
Vereinfacht gesagt, beschreibt dies nur die Support- & Veränderungsprozesse eines oder mehrerer HR-Systeme – aus Sicht der IT lässt sich dieser zu großen Teilen aus ITIL ableiten. Je nach Art und Umfang der Lösung und in Abhängigkeit der internen IT-Organisation lassen sich so recht einfach die Prozesse für Incident- & Changemanagement definieren inkl. dazugehöriger Service Level Agreements (SLA) und den notwendigen Tools, z. B. zur Erstellung und Nachverfolgung von Tickets.
Nun ist dies ein guter Startpunkt, löst aber noch nicht allgemeine Problem- & Fragestellungen, die sich insbesondere für die Personaler ergeben. Denn selbst wenn der IT-Prozess definiert und ggf. sogar etabliert ist, so müssen die Schritte bis zur Erstellung eines „IT-Tickets“ noch definiert werden. Vor allem für „Global HR“ Lösungen muss dies wohl durchdacht sein, denn im Gegensatz zu lokalen Lösungen kommen hier noch weitere Herausforderungen auf die Organisation zu, angefangen bei Sprachbarrieren. Dabei sind u. a. folgende Fragestellungen zu beantworten:
- Wer ist der erste Ansprechpartner in der (HR-)Organisation für Mitarbeitende und/oder Führungskräfte bei Fragestellungen zu HR-Systemen und dahinter liegenden Prozessen und Regelungen? (1st Level)
- Wie sieht die „Key User Organisation“ (2nd Level) dahinter aus wenn der 1st Level Unterstützung von Experten zur Beantwortung der Fragestellungen benötigt?
- Nach welchen inhaltlichen, organisatorischen oder geografischen Bereichen gliedert sich das HR Operations Model?
- Wer entscheidet letztlich bei notwendigen Systemanpassungen, ob diese durchgeführt werden und nach welchen Kriterien? Wie stellt sich ggf. ein Entscheidungsprozess („Change Board“) dar?
Wenn auch Sie vor der Herausforderung stehen ihr HR-IT Operations Model für eine neue (globale) HR-IT Lösung definieren zu müssen, kontaktieren Sie uns gerne! Unsere erfahrenen Berater unterstützen Sie mit „good practices“ und helfen Ihnen dabei auch wirklich alle relevanten Prozesse und Aktivitäten zu identifizieren, zu konzipieren und schließlich erfolgreich zu etablieren.