Dokumentenmanagement, d. h. die Erstellung, der Versand und die Ablage von Dokumenten, ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen HR-Arbeit und folgerichtig auch der Roadmaps zur Digitalisierung und Prozessautomatisierung innerhalb HR. In Verbindung mit digitalen Signaturen können Unternehmen an vielen Fronten für Optimierungen sorgen – sei es auf Seiten der Ressourcenbedarfe, über Portokosten im Vergleich zum Briefversand, bis hin zu verkürzten Durchlaufzeiten, insbesondere beim Versand von Arbeitsverträgen an Kandidaten. Letztlich soll eine Automatisierung auch mögliche Fehlerquellen bei manuellen Tätigkeiten eliminieren.
In vielen Unternehmensbereichen laufen wesentliche Prozesse bereits vollständig digital ab. Beispielsweise sind Bestellprozesse des Einkaufs oft schon komplett digitalisiert – vom Angebotseingang über die Erstellung einer Bestellung bis zur elektronischen Unterschrift aller Vertragspartner. Gleiches lässt sich häufig bei der Rechnungsprüfung und -freigabe beobachten.
Im HR-Bereich sind viele Unternehmen noch nicht so weit ein digitales Dokumentenmanagement vorweisen zu können. Denken Personaler nicht digital genug oder gibt es vielleicht doch andere Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt?
Bei HR-Dokumenten gilt es unterschiedliche Typen von Dokumenten zu beachten – die Fragestellung, welche Dokumente einer Unterschrift bedürfen und wann bzw. ob diese Unterschrift auch elektronisch erfolgen darf kann oft nur der Arbeitsrechtler nach eingehender Prüfung beantworten. Im Gegensatz zu anderen Dokumenten, wie z. B. Rechnungen oder Lieferscheinen reicht ein Vermerk wie z. B. „dieses Dokument wurde maschinell erstellt und bedarf keiner Unterschrift“ im HR oft nicht aus. Darüber hinaus können Betriebsvereinbarungen oder individuelle Regelungen im Arbeitsvertrag den Einsatz einer elektronischen Unterschrift verkomplizieren.
Auch in anderen Themenstellungen als der Unterschriftsregelungen sind HR-Dokumente oft wesentlich komplexer als es auf den ersten Blick scheint. So gibt es beispielsweise große Unterschiede in Arbeitsverträgen für verschiedene Mitarbeitergruppen, wie z. B. tarifliche, außertarifliche Mitarbeiter oder Leitende Angestellte. Und auch in vielen anderen Dokumenten gibt es zahlreiche Varianten in Abhängigkeit zu betrieblichen oder individuellen Vereinbarungen und Regelungen.
Lediglich bei einer digitalen Personalakte scheinen die Anforderungen klar definiert und standardisierbar obgleich auch hier Überraschungen bei der Migration einer bestehenden Personalakte – gleich ob elektronisch oder physisch – lauern können und der Aufwand nicht zu unterschätzen ist.
Bevor also ein digitales Dokumentenmanagement im HR implementiert werden kann gilt es also einige Hausaufgaben zu erledigen – hierbei unterstützen wir Sie mit unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten gerne.
Von der Definition des Scope über die Anbieterauswahl bis zur erfolgreichen Produktivsetzung können Sie auf uns zählen.